Công nghệ mới tại nơi làm việc đang định hình mọi thứ, từ cách chúng ta kết nối với những đồng nghiệp ở xa đến cách chúng ta duy trì khoảng cách xã hội với những người ở phòng tiếp theo.
Nắm bắt công nghệ phù hợp là chìa khóa để cải thiện cả nơi làm việc kết hợp và trải nghiệm của nhân viên . Điều quan trọng đối với cả tương lai của làm việc từ xa và việc quay trở lại văn phòng hiện tại .
Và tất nhiên, công nghệ phù hợp cũng có thể cải thiện năng suất của nhân viên, hỗ trợ đổi mới tại nơi làm việc và tạo ra một môi trường làm việc hạnh phúc và lành mạnh hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi khám phá công nghệ mới tại nơi làm việc và cách nó có thể chứng minh tương lai cho bất kỳ không gian văn phòng nào.
Công nghệ đã thay đổi cách chúng ta làm việc như thế nào?
Không còn nghi ngờ gì nữa, chúng ta đã trải qua quá trình chuyển đổi kỹ thuật số trong những năm gần đây. Những tiến bộ công nghệ hiện nay cho phép chúng tôi hợp lý hóa hầu hết mọi khía cạnh của giao tiếp và quản lý nơi làm việc. Từ việc chia sẻ tệp đơn giản đến các thuật toán phức tạp và trí tuệ nhân tạo, chính các tổ chức nắm bắt công nghệ mới tại nơi làm việc sẽ hỗ trợ tốt hơn cho con người và biên lợi nhuận của họ.
Cụ thể, khi phần mềm dựa trên đám mây và các công cụ khác được tận dụng để tạo không gian làm việc kỹ thuật số , nhân viên có thể thực hiện công việc của họ một cách tốt nhất ở mọi nơi, mọi lúc.
Đây là cách các công ty có thể hỗ trợ tốt hơn công việc kết hợp và trao quyền tại nơi làm việc . Đó cũng là thứ cho phép lập kế hoạch cơ sở và quản lý không gian chiến lược tốt hơn .
Ví dụ: khi người quản lý cơ sở (FM) có phần mềm mới cho phép họ cải thiện việc sử dụng không gian , họ có thể cắt giảm diện tích sàn mà không cản trở quy trình làm việc. Điều này đến lượt nó có thể dẫn đến các lựa chọn làm việc linh hoạt hơn trong văn phòng, như làm việc nhanh nhẹn và làm việc dựa trên hoạt động (ABW).
Tất nhiên, nếu bạn cho một con chuột một chiếc bánh quy, nó sẽ muốn một ly sữa. Và càng nhiều nhân viên được hưởng những lợi ích của việc làm việc linh hoạt và kết hợp, họ sẽ càng yêu cầu làm việc linh hoạt và kết hợp hơn.
Theo cách này, đổi mới công nghệ tại nơi làm việc là một vòng lặp; công nghệ thay đổi cách chúng ta làm việc và cách chúng ta làm việc dẫn đến nhu cầu về công nghệ mới.
Công nghệ mới quan trọng tại nơi làm việc
Mục tiêu của bất kỳ công nghệ mới nào tại nơi làm việc phải là hỗ trợ tương lai của công việc. Bất kỳ nơi làm việc hiện đại nào cũng cần có công nghệ tại nơi làm việc như điện thoại thông minh và web cam, cũng như các giải pháp phần mềm mới. Và một nơi làm việc kết hợp thậm chí còn đòi hỏi nhiều lựa chọn hợp tác và tích hợp hơn.
Khi chọn công nghệ mới cho nơi làm việc, hãy chọn một cách khôn ngoan. Điều quan trọng là các FM và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp không tạo ra một đống phần mềm và công cụ. Một mạng lưới cẩu thả gồm các giải pháp ngẫu nhiên cho các vấn đề khác nhau thường có thể tạo ra nhiều vấn đề như nó giải quyết được.
Đó là lý do tại sao tất cả công nghệ mới nên được tích hợp với các tùy chọn ‘phần mềm dưới dạng dịch vụ’ (SaaS) dựa trên đám mây, đơn giản, dễ sử dụng và cập nhật.
Cuối cùng, những công nghệ mới quan trọng nhất là những công nghệ cải thiện sự hợp tác tại nơi làm việc và trải nghiệm tổng thể tại nơi làm việc . Chúng thường rơi vào một hoặc nhiều trong bốn lĩnh vực sau.
1. Để tạo không gian làm việc kỹ thuật số
Ngay cả trong những văn phòng truyền thống nhất, một lượng lớn công việc sẽ luôn diễn ra trực tuyến. Do đó, các giải pháp nơi làm việc kỹ thuật số tốt là cần thiết để cải thiện quy trình công việc, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, lưu trữ dữ liệu và giúp giao tiếp với đồng nghiệp liền mạch—cả trong thời gian thực và không đồng bộ.
Điều này nhất thiết phải bao gồm các công cụ cộng tác và giao tiếp tốt. Điều này có thể bao gồm phần mềm hội nghị truyền hình, ứng dụng nhắn tin và chia sẻ tệp như Microsoft Teams và/hoặc mạng nội bộ.
Nó cũng có thể bao gồm việc đảm bảo những người làm việc từ xa có phần cứng cần thiết để hoàn thành tốt công việc của họ. Và trang bị cho văn phòng những chiếc mic và máy ảnh tốt để thúc đẩy các cuộc họp kết hợp tốt hơn .
Tất nhiên, nhiều không gian kỹ thuật số được chia sẻ hơn và nhiều công nhân hơn kết nối với mạng riêng của họ sẽ tạo ra rủi ro mạng gia tăng. Do đó, một phần quan trọng của bất kỳ không gian làm việc kỹ thuật số nào sẽ bao gồm các sáng kiến nhằm tăng cường an ninh mạng để tăng cường bảo vệ tài sản và thông tin của công ty.
2. Để hỗ trợ công việc kết hợp
Với sự phổ biến và thành công của nó, chúng tôi chỉ có thể mong đợi nhiều tổ chức hơn sẽ nắm lấy nơi làm việc kết hợp . Ngay cả sau khi đại dịch đã hoàn toàn ở phía sau chúng ta. Điều này có nghĩa là công nghệ tại nơi làm việc kết hợp sẽ đóng một vai trò ngày càng quan trọng trong tương lai của công việc.
Tất nhiên, lực lượng lao động kết hợp cần một không gian làm việc kỹ thuật số mạnh mẽ . Những người lao động lai cũng có những nhu cầu riêng biệt so với những đồng nghiệp làm việc hoàn toàn tại văn phòng hoặc hoàn toàn ở xa.
Ví dụ, những người lao động lai có thể gặp khó khăn khi tìm đường quanh văn phòng mà họ không thường xuyên sử dụng. Điều này có nghĩa là khả năng tìm đường nâng cao có thể theo thứ tự. Như chúng tôi sẽ đề cập sâu hơn bên dưới, họ cũng sẽ cần những cách dễ dàng để đặt bàn và không gian họp khi họ ở văn phòng.
Và mặc dù hầu như mọi không gian văn phòng đều có thể hưởng lợi từ thư mục trực quan , nhưng nó có thể đặc biệt hữu ích cho các nhóm kết hợp nơi mọi người thường xuyên di chuyển.
“Những người làm việc kết hợp cần có tầm nhìn xung quanh khi họ nên và không nên đến văn phòng . “Các công ty cần loại bỏ các rào cản để áp dụng mô hình lai.”
Cũng cần lưu ý rằng sự hài lòng của nhân viên tăng vọt khi nhân viên kết hợp có toàn quyền kiểm soát lịch trình làm việc kết hợp của họ . Cụ thể, chúng tôi biết từ cuộc khảo sát Trải nghiệm hàng đầu trong ngành trên mỗi Square Foot™ về trải nghiệm tại nơi làm việc của Cushman và Wakefield rằng điểm trải nghiệm tổng thể đối với những người lao động lai tăng từ 45% lên 74% khi họ có toàn quyền lựa chọn về thời gian (và địa điểm) họ làm việc.
Điều đó có nghĩa là các công ty thông minh sẽ tìm kiếm công nghệ không gian làm việc linh hoạt. Họ cần công nghệ cho phép họ dễ dàng quản lý và hỗ trợ lịch làm việc phức tạp và có lẽ luôn thay đổi.
3. Để cải thiện việc sử dụng không gian
Giống như chúng tôi đã đề cập, việc cải thiện việc sử dụng không gian thường là chìa khóa để có được nơi làm việc tốt hơn. Nó cũng thường là chìa khóa cho những nơi làm việc nhỏ hơn. Tỷ lệ lấp đầy tốt hơn dẫn đến tiết kiệm chi phí và giảm lượng khí thải carbon.
Vì vậy, không ngạc nhiên khi nhiều công nghệ không gian làm việc mới tập trung vào việc sử dụng không gian tốt hơn. Điều này được thực hiện tốt nhất với các báo cáo và phân tích thời gian thực cung cấp bức tranh toàn cảnh hơn về nơi làm việc. Đặc biệt, việc có quyền truy cập vào phần mềm có thể cải thiện tính toán công suất phòng và lập kế hoạch số lượng nhân viên có thể giúp cải thiện tối ưu hóa không gian dễ dàng hơn nhiều hiện tại và trong tương lai.
Nếu cùng phần mềm và phân tích này cũng được tích hợp với toàn bộ hệ thống quản lý nơi làm việc tích hợp (IWMS) của bạn, thì nó cũng có thể giúp sắp xếp lại nơi làm việc cũng như quản lý di chuyển và lập kế hoạch kịch bản .
Tất nhiên, loại lập kế hoạch cơ sở chi tiết này được thực hiện tốt nhất bằng cách sử dụng các cảm biến IoT . Cảm biến IoT có thể cung cấp thông tin chi tiết về cách nhân viên thực sự sử dụng không gian có sẵn của họ. Đặc biệt khi các cảm biến này được tích hợp với hệ thống huy hiệu , các tổ chức có thể sử dụng chuyển động, tốc độ hoặc rung động để theo dõi cư dân tòa nhà trong thời gian thực.
Cuối cùng, đây là lý do tại sao các công ty cần truy cập vào các phân tích tốt về nơi làm việc để nắm bắt các xu hướng tại nơi làm việc . Nó chỉ được trang bị dữ liệu phù hợp và thông tin chi tiết mà các tổ chức có thể đưa ra quyết định tốt hơn cho không gian văn phòng của họ.
4. Giúp đỡ người lao động
Cuối cùng, mục tiêu cuối cùng của bất kỳ công nghệ nào tại nơi làm việc là tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn cho tất cả những người sử dụng nó. Theo Anderson, các công ty cần công nghệ mới cho phép họ “tập trung vào việc cung cấp cho nhân viên những gì họ thực sự cần, thay vì dành quá nhiều thời gian cho những thứ không có giá trị, chẳng hạn như hỗ trợ những nhân viên không thể đặt bàn làm việc. .”
Cụ thể, các công ty nên tìm kiếm các công nghệ sau:
- Biển báo kỹ thuật số trong phòng họp và các giải pháp tìm đường khác có thể kết nối không gian làm việc vật lý và kỹ thuật số
- Một công cụ như Công cụ lập kế hoạch giữ khoảng cách giúp duy trì giãn cách xã hội dễ dàng hơn, vì vậy nhân viên có thể vừa ở lại vừa cảm thấy an toàn
- Các công cụ đặt bàn và đặt phòng được tích hợp với các ứng dụng mà nhân viên đang sử dụng
Nhân viên cần phải dễ dàng tìm thấy thứ họ cần, sắp xếp bàn làm việc, đồng thời cảm thấy thoải mái và làm việc hiệu quả.
Lưu ý rằng các giải pháp đặt phòng và bàn làm việc này sẽ cần đáp ứng số lượng sắp xếp chỗ ngồi linh hoạt ngày càng tăng . Những sắp xếp này có thể bao gồm bàn nóng , khách sạn , và địa chỉ miễn phí . Chúng thường hoạt động tốt nhất với cùng một công nghệ dựa trên AI cũng có thể cải thiện các khía cạnh khác của cơ sở.
Một số thách thức đối với các công nghệ mới tại nơi làm việc là gì?
Hầu hết các thách thức đối với các công nghệ mới tại nơi làm việc đều phụ thuộc vào việc chúng được triển khai tốt như thế nào.
Đầu tiên, điều quan trọng là đảm bảo rằng mọi công nghệ hoặc phần mềm mới sẽ tích hợp dễ dàng với công nghệ hoặc phần mềm hiện có. Nếu không, mọi thứ có thể trở nên khó sử dụng nhanh chóng.
Thứ hai, điều quan trọng là phải có được sự ủng hộ từ tất cả các thành viên trong nhóm. Đó là lý do tại sao việc đưa Nhân sự vào bất kỳ đợt triển khai nào thường là điều thông minh. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên có đầy đủ kiến thức về tất cả các câu hỏi ‘tại sao’ và ‘làm thế nào’ và để tất cả các mối quan tâm của họ có thể được giải quyết.
Và tất nhiên, điều quan trọng nữa là nhân viên phải có thông tin liên lạc và hướng dẫn cần thiết để dễ dàng áp dụng.
