Công cụ cộng tác tại nơi làm việc: Hướng dẫn về những gì văn phòng cần hiện nay

Khi các công ty nỗ lực cải thiện các mô hình làm việc kết hợp của họ và hỗ trợ lực lượng lao động ngày càng phân tán hơn , họ sẽ nhanh chóng đánh giá cao giá trị của các công cụ cộng tác tại nơi làm việc.

Cách chúng ta làm việc đang thay đổi, nghĩa là cách chúng ta cộng tác và sử dụng không gian vật lý cũng đang thay đổi. Với công việc kết hợp ngày càng trở thành tiêu chuẩn, văn phòng không còn là nơi mặc định để hoàn thành công việc. Nhưng cộng tác vẫn là cách mặc định để hoàn thành nhiều việc.

Với những lợi ích đã biết của việc cộng tác trực tiếp, chúng ta có thể mong đợi văn phòng sẽ gắn bó lâu dài. Nhưng tất nhiên, tất cả chúng ta cũng đánh giá cao những lợi ích của việc làm việc từ xa . Vậy làm cách nào để các công ty có thể nắm bắt công việc được phân phối rộng rãi mà không phải hy sinh sự hợp tác trong thời gian thực? Làm thế nào để những người lao động lai có thể duy trì kết nối hoàn hảo khi họ ở nhà? Trong khi đồng thời, họ cũng được khuyến khích dành nhiều thời gian hơn tại văn phòng?

Tất nhiên, câu trả lời là hỗ trợ tất cả nhân viên bằng các giải pháp nơi làm việc kỹ thuật số tinh vi . Các giải pháp sử dụng tất cả các công nghệ dựa trên đám mây mới nhất để tăng cường cộng tác tại nơi làm việc . Ngay cả khi nơi làm việc đó luôn thay đổi liên tục.

Nhưng tất cả tính năng chia sẻ tệp, nhắn tin tức thì và chia sẻ màn hình có thể tùy chỉnh trên thế giới là không đủ để tạo ra một không gian làm việc hợp tác hơn trong một thế giới kết hợp và/hoặc từ xa. Để thực sự nâng cao tinh thần đồng đội, các công ty cũng sẽ cần phải điều chỉnh lại cách họ nhìn và sử dụng văn phòng thực cũng như cách họ quản lý và kết nối tất cả các cơ sở vật chất của mình. Bản thân văn phòng đang trở thành một công cụ cộng tác.
Trong bài viết này, chúng tôi khám phá các công cụ cộng tác tại nơi làm việc. Mặc dù điều này sẽ bao gồm danh sách các nền tảng cộng tác phổ biến và hữu ích nhất, nhưng tất nhiên, chúng tôi cũng sẽ chia sẻ các công cụ và phương pháp mới cho những cách làm việc mới của chúng tôi.

Các công cụ cộng tác trong công việc là gì?

Có lẽ rõ ràng, các công cụ cộng tác tại nơi làm việc là bất cứ thứ gì mà các công ty cung cấp cho nhân viên để hỗ trợ kết nối, giao tiếp và tất nhiên là cộng tác.

Theo truyền thống, điều này đã bao gồm các nghi phạm thông thường. Phần mềm cộng tác nhóm phổ biến (hãy nghĩ đến G Suite và Microsoft Teams), ứng dụng quản lý công việc (hãy nghĩ đến Slack) và có lẽ là một số không gian cộng tác được thiết kế tốt .

Nhưng trong thập kỷ qua (và đặc biệt là trong vài năm qua), chúng ta đã cùng nhau xác định lại ‘nơi làm việc’ thực sự là gì (và đặc biệt là ở đâu).

Giờ đây, công việc thường diễn ra tại bàn ăn cũng như tại bàn phòng hội nghị. Do đó, định nghĩa truyền thống về các công cụ cộng tác ‘tại nơi làm việc’ đang thay đổi.

Để bắt kịp, các công ty ngày nay cần phải suy nghĩ một cách toàn diện hơn về tất cả các công cụ họ đang sử dụng để hỗ trợ các thành viên trong nhóm và thúc đẩy các chiến lược cộng tác tốt hơn trong môi trường làm việc luôn thay đổi .

Tại sao cộng tác tại nơi làm việc hiện đại đòi hỏi phải có các công cụ cộng tác tại nơi làm việc phù hợp

Hiện nay, phần lớn các nhà lãnh đạo nhận thấy giá trị to lớn trong văn phòng thực. Điều này đặc biệt là do vai trò của nó trong việc tăng cường hợp tác và văn hóa.

Nhưng khi dịch Covid đã qua, khi trở lại văn phòng , việc sử dụng văn phòng vẫn còn rời rạc. Việc sử dụng văn phòng cũng thường ít hơn so với mong đợi của lãnh đạo. Và nếu bạn đến văn phòng với hy vọng được cộng tác trực tiếp, thì bạn cũng cần những người khác xuất hiện cùng ngày.

Giống như một người đi làm nổi tiếng đã nói với Vox , “nếu tôi đi vào văn phòng và có người nhưng không ai trong số họ thuộc nhóm của tôi, tôi sẽ không đạt được gì ngoài việc đi làm. Thay vì ngồi ở bàn của mình, tôi đang ngồi ở bàn của Roseland.”

Với những thực tế này, không có gì ngạc nhiên các nhà lãnh đạo bị chia rẽ về việc có nên ủy quyền sử dụng văn phòng hay không.

Vâng, một nhiệm vụ có thể đơn giản hóa câu hỏi ‘ai đang ở văn phòng hôm nay’.

Tầm quan trọng của tính linh hoạt

Nhưng làm việc linh hoạt thực sự là rất quan trọng đối với cả việc thu hút và giữ chân nhân tài . Và do tác động to lớn của nó đối với phúc lợi tại nơi làm việc cũng như tạo ra văn hóa công ty toàn diện hơn , nhiều nhà lãnh đạo do dự trong việc tạo ra các nhiệm vụ nghiêm ngặt như vậy.

Giống như Colleen McCreary, giám đốc nhân sự của Credit Karma nói với CNBC , “nếu con tôi đá bóng vào thứ Năm và tôi phải ở văn phòng cả ngày vào thứ Năm và không thể đưa con đến đó, đó có thể là sự kết hợp, nhưng nó không linh hoạt. và không hiệu quả với tôi.”

Về lâu dài, việc phát triển một chiến lược thay đổi nơi làm việc hỗn hợp được tối ưu hóa trong bối cảnh này sẽ yêu cầu các công ty thử nghiệm và lặp đi lặp lại nhiều cách tiếp cận và thiết lập khác nhau. Điều này nên bao gồm việc hợp tác chặt chẽ với nhân viên và các bên liên quan khác để đảm bảo mọi thay đổi đều phù hợp với mục tiêu tổng thể và văn hóa công ty.

Nhưng trong thời gian ngắn, chỉ cần áp dụng các công cụ cộng tác phù hợp có thể giúp tạo ra quy trình công việc tốt hơn. Chưa kể, một môi trường làm việc linh hoạt hơn , nơi mọi người cảm thấy được hỗ trợ và kết nối nhiều hơn (bất kể họ đăng nhập ở đâu vào bất kỳ ngày nào).

Cụ thể, các công ty cần áp dụng các công cụ cộng tác nhóm hỗ trợ đồng thời hai nhóm người. Những người đang ở văn phòng và những người ở xa (lưu ý rằng những người đang ở văn phòng và những người ở xa có thể thay đổi hàng ngày).

Những công cụ này không chỉ giúp mọi người động não và chia sẻ thông tin, bất kể vị trí. Họ cũng cần giúp họ điều hướng và tìm đường trong một nơi làm việc ngày càng năng động .

Tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá các dạng mà các công cụ này có thể sử dụng.

Các loại công cụ cộng tác tại nơi làm việc khác nhau là gì?

Các công ty từ lâu đã dựa vào các công cụ đơn giản như biểu đồ Gantt, bảng kanban, theo dõi thời gian và danh sách việc cần làm để giữ mọi người trên cùng một trang. Các công cụ sau đưa các khả năng này lên đám mây, giúp tạo không gian làm việc kỹ thuật số giúp tăng cường cộng tác toàn cầu hơn.

Giống như chúng tôi đã đề cập, các công cụ cộng tác trong công việc là bất kỳ thứ gì cho phép mọi người tương tác và cộng tác với nhau. Chúng bao gồm mọi thứ, từ giao tiếp và hội nghị truyền hình đến tất cả các yếu tố của một phòng họp kết hợp , v.v.

Nói chung, những công cụ này sẽ thuộc một trong năm loại:

1. Công cụ cộng tác

Không phải mọi người không thể di chuột qua cùng một bàn làm việc hoặc tụ tập quanh cùng một màn hình để làm việc cùng nhau trong một dự án chung. Vì vậy, họ sẽ cần phần mềm cho phép họ tiếp cận các dự án được chia sẻ trên cùng một tinh thần hợp tác.

Do đó, các dự án được chia sẻ được quản lý tốt nhất với sự kết hợp của các công cụ cộng tác dựa trên đám mây , chẳng hạn như:

• Larksuite
• Dropbox
• Google Workspace và G Suite, bao gồm Gmail, Google Drive, Google Docs, và Google Sheets
• Guru
• Igloo
• Jira
• Quip
• Salesforce

Khi chọn các công cụ cộng tác, điều quan trọng là phải đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào cùng một tài liệu mặc dù đang ở các địa điểm khác nhau. Và đừng quên rằng quyền truy cập chỉ là bước đầu tiên. Để làm cho chúng hiệu quả nhất, nhân viên cũng cần biết cách sử dụng thực tế tất cả các công cụ này. Chưa kể, họ phải có bất kỳ quyền cần thiết nào trước khi giới thiệu chúng.

2. Công cụ truyền thông

Tương tự như vậy, khi bạn không thể tụ tập quanh máy làm mát nước hoặc thò đầu qua tủ của hàng xóm, thì các ứng dụng di động tốt và các công cụ giao tiếp khác có thể giúp bạn kết nối và chia sẻ ý tưởng một cách dễ dàng. Và vì hầu như tất cả công việc hiện nay đều hoàn toàn trực tuyến, nên ngay cả những văn phòng truyền thống với những nhân viên làm việc nghiêm ngặt tại văn phòng cũng sẽ cần đến những công cụ giao tiếp tốt.

Thông thường, các công ty sẽ cần hai loại công cụ truyền thông.

Đầu tiên, họ sẽ cần một hệ thống nhắn tin . Slack và Microsoft Teams có xu hướng phổ biến nhất. Các tùy chọn khác bao gồm Google Trò chuyện, Chanty , Flock và Discord .

Thứ hai, họ sẽ cần mạng nội bộ của công ty hoặc nguồn khác nơi mọi người có thể truy cập thông báo, sơ đồ tổ chức, lịch nghỉ lễ, v.v. Lưu ý rằng việc có các tùy chọn tốt trong cả hai danh mục có thể giúp cải thiện giao tiếp và sự gắn kết của nhân viên , khiến chúng trở nên cần thiết trong bất kỳ văn phòng nào.

3. Công cụ họp

Giúp nhân viên có những cuộc họp tốt từng là một quá trình đơn giản. Bạn chỉ cần thiết lập một vài không gian với phong cách thiết lập phòng họp phù hợp và gọi nó là một ngày.

Tất nhiên ngày nay, các cuộc họp thường phải bố trí người tham gia ở nhiều địa điểm khác nhau. Đây là lý do tại sao các cuộc họp kết hợp và cuộc gọi video yêu cầu một số công cụ cộng tác trực tuyến tốt nhất hoạt động.

Cụ thể, các công ty ngày nay cần Zoom (hy vọng tích hợp lịch họp Zoom ) hoặc một số phần mềm hội nghị truyền hình khác ( Webex , GoTo Meet và Skype for Business đều là những tùy chọn phổ biến). Họ cũng có thể muốn hoặc cần phần mềm hội thảo trên web như GoTo Webinar hoặc Zoho Meet .

Điều quan trọng cần nhớ là bản thân các phòng họp kết hợp cũng có thể yêu cầu thiết bị đặc biệt. Thông thường, họ sẽ cần máy ảnh và thiết bị nghe nhìn tốt, cùng với wifi, kết nối máy tính xách tay và có lẽ là bảng trắng kỹ thuật số. Nhiều công ty cũng đang thử nghiệm phòng họp nhóm và các không gian phòng hội nghị nhỏ hơn khác. Chúng được thiết kế rõ ràng dành cho các cuộc họp kết hợp.

Cũng cần lưu ý rằng nhân viên làm việc từ xa cũng sẽ cần thiết bị tốt và wifi. Tất nhiên, điều này là để đảm bảo họ luôn có thể kết nối từ xa. Đây là một trong những lý do khiến nhiều công ty hiện cung cấp các khoản trợ cấp cho các thành viên trong nhóm làm việc từ xa.

Cuối cùng, việc phát triển sự kết hợp phù hợp giữa các không gian cộng tác có thể khó khăn (ít nhất là) trong một văn phòng hỗn hợp có tỷ lệ tham dự thay đổi lớn. Như chúng tôi sẽ trình bày thêm bên dưới, việc thu thập dữ liệu về việc sử dụng cuộc họp cũng có thể giúp tăng cường cộng tác về lâu dài.

4. Công cụ quản lý dự án

Cho dù nhân viên có làm việc từ xa hay không, mọi người đều được hưởng lợi từ các công cụ hợp lý hóa việc quản lý dự án và nhiệm vụ. Nhưng tất nhiên, với lực lượng lao động phân tán, việc theo dõi xem ai đang làm gì và tiến độ đạt được sẽ khó hơn nhiều.

Ngoài lưu trữ tệp và bảng tính cơ bản, ngày càng có nhiều công ty chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý dự án như Asana , Trello , ProofHub và Wimi để giúp tự động hóa các quy trình quan trọng này. Các ứng dụng ghi chú như Evernote cũng rất phổ biến.

5. Công cụ quản lý nơi làm việc

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hệ thống quản lý nơi làm việc phù hợp luôn rất quan trọng để quản lý các văn phòng được duy trì tốt và đảm bảo bất động sản của công ty có hiệu quả về chi phí . Ngày nay, các công cụ quản lý nơi làm việc phù hợp ngày nay cũng phải có đầy đủ các tính năng cộng tác.

Nếu cộng tác được hỗ trợ tốt nhất trong văn phòng, thì văn phòng cần phải dễ sử dụng và điều hướng. Hỗ trợ nhân viên theo cách này sẽ tạo ra một văn phòng tương tác hơn. Cuối cùng, đó là cách tốt nhất để đảm bảo mọi người có thể dễ dàng tiếp cận những người và địa điểm họ cần . Bất cứ khi nào họ cần chúng. 

Cụ thể, để tối đa hóa sự hợp tác trực tiếp tại nơi làm việc, các công ty nên cung cấp các công cụ quản lý nơi làm việc sau cho mọi người:

• Phần mềm đặt phòng luôn giúp nhân viên tìm các phòng còn trống (dù theo vị trí hay loại không gian), sau đó đặt và đăng ký (hoặc hủy) các phòng đó một cách nhanh chóng và dễ dàng (và lý tưởng nhất là từ điện thoại Android hoặc iOS của họ)
• Phần mềm đặt bàn làm việc mang chức năng tương tự này đến cấp độ bàn làm việc, cho phép nhân viên đặt chỗ gần những người mà họ hy vọng sẽ cộng tác cùng
• Một thư mục trực quan cho phép nhân viên không chỉ nhìn thấy đồng nghiệp của họ đang ở đâu trong thời gian thực mà còn cho phép họ biết khi nào họ định đến văn phòng; một công cụ như Who’s In giúp bạn lập kế hoạch lịch trình kết hợp cá nhân xung quanh lịch trình của đồng nghiệp dễ dàng hơn
• Một hệ thống tìm đường kỹ thuật số tích hợp với các công cụ tìm đường vật lý (như bảng chỉ dẫn tìm đường ) để mọi người có thể dễ dàng tìm đường xung quanh, thậm chí (và đặc biệt) nếu họ hiếm khi ở văn phòng.
• Yêu cầu phần mềm quản lý giúp nhân viên dễ dàng gửi yêu cầu từ bất kỳ thiết bị nào, để không gian cộng tác luôn sạch sẽ, dễ truy cập và sẵn sàng hoạt động
• Kịch bản văn phòng kéo và thả và phần mềm lập kế hoạch ngăn xếp giúp người quản lý cơ sở (FM) và các nhà quy hoạch không gian khác thử nghiệm các cấu hình văn phòng dễ dàng hơn, giúp họ thoải mái suy nghĩ khi lập kế hoạch cho nhiều không gian cộng tác hơn

“Visual Directory® cực kỳ hữu ích cho nhân viên của chúng tôi trong việc điều hướng văn phòng cũng như cho khách và nhân viên mới cần làm quen với cách bố trí văn phòng.”

Celeste Candela, Giám đốc trải nghiệm không gian làm việc, Harry’s

Vấn đề tích hợp

Mặc dù có nhiều lợi ích khi bổ sung công nghệ mới tại nơi làm việc , nhưng cũng có một số rủi ro. Cụ thể, điều quan trọng là tránh phát triển công nghệ, nơi các công ty tiếp tục bổ sung thêm bộ nhớ đám mây và phần mềm mới, không cái nào hoạt động cùng nhau. Các nhân viên đang loay hoay tìm hiểu xem họ nên đăng nhập vào cái gì khi nào và như thế nào—và điều đó giả định rằng họ không ngừng làm phiền tất cả cùng nhau.

Cách tốt nhất để chống lại sự phát triển vượt bậc của công nghệ là đảm bảo rằng bất kỳ công cụ cộng tác mới nào cũng có thể tích hợp với phần mềm hiện có. Bằng cách này, nhân viên có thể bắt đầu ngay từ ngày đầu tiên. Vì vậy, ví dụ: chọn phần mềm làm việc linh hoạt mới có tích hợp Slack và Teams tại nơi làm việc có thể đảm bảo cả hai hoạt động không bị gián đoạn.

Đây là lý do tại sao tính dễ sử dụng là yếu tố chính mà Joe Puchalski, Giám đốc Cơ sở vật chất của SiriusXM, khách hàng của OfficeSpace, đã cân nhắc khi tìm kiếm một công cụ đặt phòng và bàn làm việc mới cho nhân viên của mình.

Anh ấy nói: “Nền tảng cần phải đủ trực quan để tôi không phải mất hàng giờ đào tạo mọi người.

Công cụ cộng tác tại nơi làm việc phổ biến nhất là gì?

Cho dù các công ty có nhận ra hay không, thì công cụ cộng tác phổ biến nhất tại nơi làm việc thực sự chính là nơi làm việc. Giả sử nó được tối ưu hóa tốt cho những người sử dụng nó, thì bản thân văn phòng có thể là công cụ quan trọng nhất trong hộp công cụ của bạn. 

Như chúng tôi đã đề cập, Báo cáo Chiến lược Nơi làm việc của Lark 2023 đã tìm thấy hai lý do chính khiến hầu hết các nhà lãnh đạo muốn nhân viên sử dụng văn phòng thường xuyên hơn. Để cải thiện sự hợp tác và củng cố văn hóa công ty.

Để giúp hoàn thành những mục tiêu này, báo cáo cũng cho thấy rằng các công ty có rất nhiều kế hoạch để làm cho văn phòng trở nên thuận lợi hơn cho việc cộng tác, chẳng hạn như:

• Thêm nhiều công nghệ hội nghị / cộng tác từ xa
• Tu sửa để thêm nhiều không gian cộng tác
• Tu sửa để thêm nhiều không gian xã hội hơn cho nhân viên tụ tập

Tất nhiên, văn phòng chỉ thực sự là một công cụ cộng tác nếu nó hấp dẫn. Tức là: mọi người cần phải muốn ở đó. Và họ cần được đáp ứng với không gian cộng tác phù hợp khi họ ở đó. Những bức tường màu xám và những dãy và dãy buồng nhỏ sẽ không còn cắt được nữa.

Mặt khác, sắp xếp lại văn phòng để cho phép các loại môi trường làm việc hợp tác hơn là một trong những cách hiệu quả nhất mà các công ty có thể tăng cường hợp tác. Ví dụ: khu vực làm việc , làm việc dựa trên hoạt động và làm việc nhanh nhẹn đều là một số phong cách làm việc hợp tác nhất đang được áp dụng và chúng chỉ có thể được hoàn thành với không gian vật lý phù hợp.

Vì vậy, giả sử họ cũng đang áp dụng công nghệ nơi làm việc kết hợp phù hợp , các công ty có thể sử dụng chính nơi làm việc của họ như một công cụ cộng tác tổng thể nếu đó là không gian phù hợp cho công việc phù hợp

Cách tiếp cận rộng hơn đối với cộng tác tại nơi làm việc: suy nghĩ bên ngoài hộp công cụ ‘công cụ cộng tác’ điển hình

Sự hợp tác rất quan trọng tại nơi làm việc vì nó là yếu tố thúc đẩy cả văn hóa và năng suất. Nói cách khác, nó gắn liền với bất kỳ mục tiêu nào khác mà một công ty có thể có.

Nhiều công ty đang hy vọng rằng làm việc kết hợp sẽ là viên đạn bạc, giúp cải thiện sự hợp tác, văn hóa và thậm chí cắt giảm chi phí liên quan đến danh mục đầu tư bất động sản của họ .

Và vâng, hybrid chắc chắn có thể làm được tất cả những điều đó. Nhưng đó không phải là một viên đạn bạc—bởi vì việc lai đúng cách không phải là một cú sút thẳng. Nó đòi hỏi sự kiên nhẫn, đầu vào của nhân viên, sự nhanh nhẹn tại nơi làm việc và rất nhiều dữ liệu tại nơi làm việc .

Có, từ Chiến lược Nơi làm việc năm 2023, chúng tôi biết rằng các nhà lãnh đạo tại nơi làm việc muốn sử dụng văn phòng để hỗ trợ cộng tác. Nhưng chúng tôi cũng biết rằng cứ 5 người trong số những nhà lãnh đạo này thì có 1 người không có mục tiêu thực tế cho văn phòng. Hoặc số liệu để hiểu những gì họ đang nhìn thấy.

Trong khi đó, công việc kết hợp đòi hỏi những mục tiêu và số liệu đó. Cách duy nhất để tìm ra giải pháp kết hợp phù hợp với nhu cầu và văn hóa riêng của công ty là thử nghiệm, bằng cách thử nghiệm (và thử nghiệm lại) nhiều cấu hình và chiến lược. Và cách duy nhất để biết liệu những thử nghiệm đó có thực sự hiệu quả hay không là thu thập phân tích dữ liệu tại nơi làm việc .

Các công cụ cộng tác tốt nhất là gì?

Ngày nay, công cụ cộng tác tốt nhất chính là văn phòng. Khi các công ty cam kết tạo ra các không gian hấp dẫn và dựa trên dữ liệu, sự cộng tác sẽ diễn ra một cách tự nhiên.

Mặt khác, khi đánh giá các công cụ cộng tác mới tại nơi làm việc, các công ty sẽ cần hiểu và đánh giá cách nhân viên thực sự muốn cộng tác. Khi xem xét một công cụ mới, tất nhiên giá cả rất quan trọng. Tuy nhiên, các công cụ phù hợp cuối cùng sẽ là những công cụ tích hợp với các hệ thống hiện có để đáp ứng và hỗ trợ nhân viên tại bất kỳ đâu.

Câu hỏi thường gặp về các công cụ cộng tác tại nơi làm việc