Cách xây dựng kế hoạch hỗ trợ bán hàng

Tiến hành và quản lý bán hàng có thể là một nhiệm vụ khó khăn đối với nhiều công ty mới thành lập và doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB). Hầu hết các nhà lãnh đạo doanh nghiệp muốn mở rộng kế hoạch kinh doanh đều thuê một nhân viên hoặc nhóm nhân viên bán hàng.

Điều quan trọng không kém là phải có một kế hoạch hỗ trợ bán hàng vững chắc để đảm bảo kết quả thành công cho các nhan viên Sale và cải thiện hiệu suất bán hàng tổng thể của doanh nghiệp . Bài viết này sẽ đi sâu vào các thành phần chính của kế hoạch hỗ trợ bán hàng và cách bạn có thể sử dụng chúng để thiết kế chiến lược của riêng mình.

Hỗ trợ bán hàng là gì?

Hỗ trợ bán hàng là quá trình cung cấp cho nhóm bán hàng của bạn tất cả các nguồn lực cần thiết mà họ cần để bán sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn một cách hiệu quả. Các tài nguyên cần thiết có thể bao gồm các công cụ bán hàng giúp người quản lý bán hàng và nhân viên công ty cải thiện giao tiếp với khách hàng.

Kế hoạch hỗ trợ bán hàng có thể bao gồm các cuộc thảo luận xung quanh khuôn khổ tổ chức, hoạt động đào tạo bắt buộc và giáo dục để thúc đẩy nhóm bán hàng của bạn trở nên xuất sắc.

Một kế hoạch hỗ trợ bán hàng có tổ chức giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ xác định một hệ thống bán hàng rõ ràng để đạt được các mục tiêu của tổ chức mà không gây áp lực buộc nhân viên phải tự mình đạt được các mục tiêu. Có một kế hoạch bán hàng đơn giản giúp bạn và nhóm của bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức, đồng thời các tài nguyên có thể nhân rộng cho phép bạn dựa vào, phân tích và điều chỉnh các quy trình của mình để thúc đẩy các chiến thắng trong tương lai.

4 thành phần chính của kế hoạch hỗ trợ bán hàng thành công

Bạn có thể thực hiện tuần tự các thành phần chính sau đây để xây dựng một kế hoạch hỗ trợ bán hàng hiệu quả.

1. Quy trình bán hàng

Tạo ra một quy trình bán hàng xác định cho mọi mục tiêu của tổ chức là điều cần thiết đơn giản bởi vì thành công trong quá khứ của các đại diện bán hàng hàng đầu không đảm bảo hiệu quả trong tương lai của họ với công ty của bạn. Điều này chủ yếu là do mọi sản phẩm và dịch vụ đều khác nhau và nhu cầu của các thương hiệu luôn thay đổi. Do đó, ngay cả những người bán hàng kỳ cựu dày dạn kinh nghiệm cũng sẽ cần một quy trình có hệ thống mà họ có thể sử dụng để thu hút người mua một cách hiệu quả.

Quy trình bán hàng của bạn nên bao gồm ba yếu tố: tập trung vào kết quả đã được chứng minh, sự liên kết của người mua và các khả năng và vai trò được xác định.

Tập trung vào kết quả bán hàng đã được chứng minh

Chỉ vì bạn đang chính thức hóa quy trình bán hàng của mình không có nghĩa là bạn phải phát minh lại bánh xe. Ghi lại những thành tích trước đây có thể mang lại cho nhóm của bạn một nền tảng vững chắc cho thành công trong tương lai.

Tuy nhiên, nếu bạn đang trong quá trình giới thiệu một sản phẩm hoặc dịch vụ mới ra thị trường, bạn có thể chưa có bất kỳ phương pháp bán hàng tốt nhất nào. Trong trường hợp đó, bạn có thể phân tích và mô phỏng các yếu tố trong chiến lược của đối thủ cạnh tranh, đặc biệt nếu họ có cung cấp và thị trường mục tiêu tương tự.

Đảm bảo phù hợp với quan điểm của người mua

Quan điểm của người mua phải là nền tảng trong quy trình bán hàng của bạn vì họ được định vị ở phía bên kia của giao dịch. Bất kể nghiên cứu của bạn sâu rộng đến mức nào, tốt nhất là nên cho phép một số khoảng trống để bạn có thể điều chỉnh theo nhu cầu của người mua.

Ví dụ: hãy tưởng tượng một tình huống mà bạn đã thiết kế một quy trình với năm bước khác nhau thông qua kênh bán hàng. Tuy nhiên, đại diện bán hàng cố gắng tiếp cận trực tiếp trong lần tiếp xúc đầu tiên với khách hàng tiềm năng và người mua đồng ý cam kết ngay sau đó. Nếu một tình huống tương tự xảy ra với một đại diện khác, bạn có thể muốn tạo một quy trình bán hàng thay thế bỏ qua một hoặc nhiều giai đoạn trong kênh của mình.

Xác định khả năng bán hàng và xác định vai trò

Bằng cách xác định khả năng bán hàng, bạn xác định chính xác các kỹ năng và khả năng mà các chuyên gia bán hàng cần để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng trả tiền . Mặc dù các khả năng cụ thể có thể khác nhau đối với từng công ty và sản phẩm, đây là một số kỹ năng phổ biến mà hầu hết các nhóm bán hàng cần có để thành công:

• Kiến thức về sản phẩm, bao gồm tất cả các tính năng và lợi ích của sản phẩm bạn cung cấp

• Kỹ năng đàm phán để đạt được thỏa thuận chốt giao dịch đôi bên cùng có lợi

• Tư duy chiến lược để thu hẹp khoảng cách giữa mục tiêu của công ty và chiến lược bán hàng theo kế hoạch

• Hiểu biết sâu sắc về quy trình bán hàng của bạn là gì, như thế nào và tại sao

2. Nội dung hỗ trợ

Mỗi nhân viên bán hàng mới cần nội dung hỗ trợ bán hàng phù hợp với quy trình kinh doanh và đào tạo, có thể giúp họ thoải mái hòa nhập với quy trình. Đối với nhiều SMB, nội dung hỗ trợ có thể bao gồm các kịch bản bán hàng và tài liệu đào tạo.

Nhiều công ty cũng thấy các bản giới thiệu sản phẩm và nghiên cứu điển hình hữu ích vì chúng làm cho sản phẩm của bạn có giá trị và hữu hình hơn đối với người mua. Bạn cũng có thể muốn thêm tài liệu quảng cáo, tờ thông số kỹ thuật hoặc sách trắng để giáo dục nhân viên bán hàng của mình về điểm mạnh của sản phẩm và cung cấp cho khách hàng tiềm năng phân tích chuyên sâu về lợi ích của sản phẩm.

3. Đào tạo bán hàng

Tạo một kế hoạch hỗ trợ bán hàng liên quan đến việc ghi lại và truyền đạt các hoạt động bán hàng chính mà bạn mong đợi nhóm bán hàng của mình thực hiện. Bước này giáo dục đội ngũ bán hàng của bạn về quy trình bán hàng và giảm thiểu sự nghi ngờ và lo lắng, giúp họ đạt được thành công.

Khi ghi lại kế hoạch hỗ trợ bán hàng của bạn, hãy xem xét những câu hỏi quan trọng sau:

• Làm thế nào chúng ta có thể khám phá và đánh giá các cơ hội?

• Làm thế nào chúng ta có thể xác nhận nhu cầu của khách hàng tiềm năng đối với giải pháp của chúng ta?

• Chúng ta nên giới thiệu sản phẩm như thế nào?

• Làm thế nào chúng ta có thể giải quyết các phản đối và chốt giao dịch?

Một kế hoạch hỗ trợ bán hàng được thực hiện trong khi xem xét và trả lời các câu hỏi trên sẽ đóng vai trò như một sổ tay hướng dẫn giới thiệu cho mỗi nhân viên bán hàng mới. Điều quan trọng là phải có một kế hoạch chi tiết để ngăn chặn các cộng tác viên bán hàng tự do thay đổi cách tiếp cận của họ đến mức không phù hợp với chiến lược thương hiệu của bạn.

Nghiên cứu của Gartner nhấn mạnh bốn yếu tố cốt lõi của một hệ thống đào tạo bán hàng thành công:

Làm thế nào để phát hiện giao dịch

Phát hiện các giao dịch liên quan đến việc xác định các cơ hội bán hàng tiềm năng bằng cách sử dụng phân tích dữ liệu và hiểu nhu cầu của người mua. Bạn nên đào tạo đội ngũ bán hàng của mình để phát hiện các cơ hội dựa trên nhu cầu của mỗi người mua, chứ không chỉ dựa trên lợi ích của sản phẩm bạn cung cấp.

Theo Gartner, đây là một số câu hỏi mà nhân viên bán hàng có thể hỏi để xác định giao dịch:

Câu hỏi	mẹo liên quan
Sản phẩm của bạn có giải quyết được vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận hoặc doanh thu của khách hàng tiềm năng không?	Chẳng hạn, nếu khách hàng tiềm năng bị rò rỉ tiền tháng này qua tháng khác vì họ cần một giải pháp hiệu quả hoặc bền vững hơn, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có ngăn chặn được sự rò rỉ đó không?
Lời đề nghị của bạn sẽ tiết kiệm hoặc kiếm được bao nhiêu tiền cho khách hàng tiềm năng?	Mặc dù có thể không thể định lượng chính xác số tiền bạn sẽ tiết kiệm cho khách hàng, nhưng bạn thiết lập một con số gần đúng để so sánh các giao dịch với nhau. Sau đó, bạn có thể đầu tư thời gian, năng lượng và nguồn lực cho những giao dịch sinh lợi nhất.
Lợi thế cạnh tranh của bạn đối với khách hàng này là gì – giá cả, chất lượng hay dịch vụ?	Trong hầu hết các tình huống, bạn có thể đánh bại đối thủ cạnh tranh về giá cả, chất lượng hoặc chất lượng dịch vụ. Nếu bạn có thể đưa ra lời đề nghị ngoài dịch vụ tiêu chuẩn mà thị trường của bạn cung cấp, thì cuối cùng bạn có thể đưa ra một thỏa thuận tốt hơn cho người mua.

Làm thế nào để xác nhận một cơ hội thực sự

Xác nhận các cơ hội thực sự đòi hỏi phải đặt đúng câu hỏi vào đúng thời điểm. Một kế hoạch bán hàng lý tưởng nên xác định những câu hỏi đầu tiên mà đại diện bán hàng nên đặt ra và cách đặt ra những câu hỏi đó.

Bạn có thể đặt câu hỏi dựa trên nhu cầu của khách hàng tiềm năng và cách đề xuất giá trị của bạn giải quyết chúng. Điều quan trọng là dạy cho mỗi nhân viên bán hàng cách loại bỏ hoặc trì hoãn các giao dịch tiềm năng có thể không giải quyết được vấn đề quan trọng đối với khách hàng tiềm năng.

Ví dụ: giả sử công ty phần mềm của bạn phát triển các giải pháp cho các nhà sản xuất . Một trong những sản phẩm sinh lợi nhất của bạn là hệ thống quản lý dây chuyền lắp ráp giúp tối ưu hóa tốc độ sản xuất mà không làm giảm chất lượng. Nếu một khách hàng tiềm năng hiện đang thuê ngoài phần lớn hoạt động sản xuất của mình cho các nhà cung cấp nước ngoài, thì họ có thể không cần giải pháp nội bộ.

Trong thời gian chờ đợi, đại diện bán hàng của bạn có thể hướng họ đến một sản phẩm khác, chẳng hạn như giải pháp quản lý chuỗi cung ứng mà họ có thể sử dụng để đạt được ROI ngay lập tức.

Cách xác định người mua

Kế hoạch hỗ trợ bán hàng của bạn đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp nhóm bán hàng của bạn xác định và thiết lập một nhà vô địch trong tổ chức khách hàng và tiếp cận với những người ra quyết định khác. Nhóm bán hàng của bạn phải được trang bị các tài nguyên và công cụ phù hợp để tác động hiệu quả đến quyết định của người mua, chẳng hạn như thẻ chiến đấu cạnh tranh hoặc mẫu phạm vi. Ngoài ra, bạn có thể muốn cung cấp cho các thành viên trong nhóm của mình các tài liệu tham khảo về khách hàng bằng cách sử dụng phần mềm tạo khách hàng tiềm năng nếu họ chưa giao tiếp với các khách hàng tiềm năng mới.

Ngoài ra, kế hoạch hỗ trợ bán hàng của bạn sẽ giúp nhóm bán hàng của bạn phân tích quan điểm của người mua và xác định khi nào cần đầu tư vào bán hàng với chi phí cao, chẳng hạn như bản trình diễn tùy chỉnh và bằng chứng về khái niệm (POC), để chốt giao dịch.

Làm thế nào để xây dựng sự đồng thuận và đóng cửa

Kế hoạch hỗ trợ bán hàng của bạn nên bao gồm việc đào tạo đội ngũ bán hàng của bạn về cách xây dựng sự đồng thuận hiệu quả với người mua và giải quyết mọi phản đối mà họ có thể có. Các công cụ tạo sự đồng thuận có thể là một nguồn tài nguyên hữu ích trong quy trình này vì chúng giúp các chuyên gia bán hàng tập trung vào các bên liên quan chính và các ưu tiên của họ.

Kế hoạch hỗ trợ bán hàng của bạn cũng nên chuẩn bị cho đội ngũ bán hàng của bạn cho bước cuối cùng để chốt giao dịch. Kế hoạch nên bao gồm các bài học về các kỹ năng và công cụ cần thiết để tận dụng các nguồn lực bán hàng và đàm phán với khách hàng tiềm năng.

Điều quan trọng là phải dự đoán và chuẩn bị cho những rủi ro và bất ngờ tiềm ẩn, chẳng hạn như đàm phán giá vào phút cuối có thể xảy ra trong giai đoạn này. Bằng cách huấn luyện và hỗ trợ nhân viên bán hàng của bạn vượt qua những thách thức này, bạn sẽ có được sự tự tin của họ và giúp họ đạt được các giao dịch dễ dàng hơn.

4. Tài nguyên và thời gian

Quyết định về nguồn lực và thời gian của bạn liên quan đến hai yếu tố cốt lõi, cả hai yếu tố này phối hợp với nhau để trao quyền cho nhân viên của bạn đẩy nhanh quá trình bán hàng :

Lập kế hoạch hoạt động đồng bán của bạn một cách cẩn thận

Kế hoạch hỗ trợ nên bao gồm các hoạt động đồng bán, chẳng hạn như trình diễn sản phẩm, bằng chứng về khái niệm và viết đề xuất. Để đảm bảo tính liên tục giữa các hoạt động này và các mục tiêu cấp cao hơn của bạn, hãy liên kết chúng với các yếu tố của quy trình bán hàng.

Phát triển dòng thời gian của bạn và xác định kết quả

Kế hoạch hỗ trợ của bạn nên phác thảo các hành vi cụ thể và cung cấp đủ thời gian đào tạo để đảm bảo rằng mỗi nhân viên bán hàng đều sẵn sàng sử dụng chúng. Tốt nhất là thiết lập ranh giới thời gian và điểm chuẩn đồng thời đảm bảo tính linh hoạt cần thiết. Điều này sẽ giúp nhân viên của bạn điều hướng các quy trình của bạn dễ dàng hơn đồng thời loại bỏ sự nhầm lẫn.

Để cân bằng khối lượng công việc, bạn có thể ủy thác các khía cạnh của khóa đào tạo cho đồng nghiệp. Chẳng hạn, bạn có thể nhờ một người hỗ trợ kỹ thuật trình bày các tính năng của sản phẩm hoặc nhờ người kiểm soát tài chính dạy cho đại diện của bạn về các mẫu đề xuất.

Tuy nhiên, trách nhiệm đào tạo cốt lõi và giới thiệu nên thuộc về Giám đốc điều hành công nghệ.

Tránh những sai lầm phổ biến này khi tạo và quản lý kế hoạch hỗ trợ bán hàng của bạn

Dưới đây là một số cạm bẫy phổ biến có thể khiến một kế hoạch hỗ trợ bán hàng mạnh mẽ trở nên tồi tệ:

• Bỏ qua việc cập nhật tài liệu bán hàng đã lỗi thời. Điều quan trọng là phải theo dõi khả năng sử dụng của nội dung cũ, lỗi thời. Nếu bạn không cập nhật tài sản thế chấp bán hàng lỗi thời, nó có thể chứa thông tin không liên quan, khiến đại diện bán hàng của bạn mất các giao dịch tiềm năng.

• Nội dung bán hàng lộn xộn và không có sẵn. Tổ chức và làm cho nội dung bán hàng dễ dàng truy cập là rất quan trọng, đặc biệt là khi các đại diện cần thông tin nhanh chóng.

• Lựa chọn các công cụ hỗ trợ bán hàng không hiệu quả. Một số công cụ thiếu các tính năng thiết yếu, có chức năng kém hoặc có giao diện người dùng không trực quan. Bạn sẽ muốn cung cấp cho đại diện của mình quyền truy cập vào nội dung, tài liệu đào tạo và tích hợp phần mềm để đảm bảo kết quả mong muốn.

• Không mua phần mềm từ đại diện bán hàng. Các quy trình mới và các công cụ phức tạp có thể gây choáng ngợp cho những người đại diện sử dụng các phương pháp hiện có. Họ cần nhận ra cách phần mềm có thể giúp công việc của họ dễ dàng hơn và giảm bớt một số áp lực mà họ có thể cảm thấy khi làm việc hướng tới các mục tiêu rộng lớn hơn.