Các doanh nghiệp khá quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính hàng năm, chủ yếu nhằm mục đích nộp thuế (và tiết kiệm) và thông báo cho các nhà đầu tư về hiệu quả hoạt động của công ty. Nhưng việc sử dụng các báo cáo này để ra quyết định nội bộ thường bị bỏ qua.
Một nhiệm vụ quan trọng mà các chủ sở hữu và người quản lý doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên ngay từ ngày đầu tiên là giới thiệu các báo cáo kế toán giải thích chính xác những gì đang xảy ra trong doanh nghiệp của họ. Điều này đòi hỏi phải vượt ra ngoài báo cáo tài chính tiêu chuẩn. Và mặc dù điều này không bắt buộc, nhưng nếu bạn nghiêm túc về việc phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh của mình, thì đó chính là chìa khóa. Thường xuyên phân tích dữ liệu kinh doanh của bạn có thể giúp cải thiện quá trình ra quyết định và hợp lý hóa hoạt động.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc nhân viên kế toán, bài viết này là dành cho bạn. Chúng tôi thảo luận về sáu báo cáo kế toán hoàn toàn cần thiết để phân tích hoạt động kinh doanh của bạn. Hãy ghi nhớ những điều này trong quá trình ra quyết định hàng ngày của bạn để đảm bảo tình hình tài chính lành mạnh.
Báo cáo kế toán là gì?
Báo cáo kế toán là báo cáo tài chính tổng hợp các hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo thời gian để cho biết doanh nghiệp đang hoạt động tốt như thế nào. Các báo cáo này có thể ngắn gọn hoặc chi tiết theo yêu cầu. Ví dụ: báo cáo ngắn gọn về lợi nhuận tổng thể hoặc báo cáo chi tiết về doanh số bán hàng của một dòng sản phẩm mới được phân tích theo khu vực.
Báo cáo kế toán chủ yếu được tạo cho mục đích kiểm toán và thuế, nhưng chúng cũng có thể được sử dụng trong quá trình ra quyết định của chủ doanh nghiệp và người quản lý bộ phận. Chuẩn bị báo cáo tài chính cho các nhà quản lý có nghĩa là đi sâu vào chi tiết hơn để đưa ra đánh giá hiệu quả toàn diện về hoạt động kinh doanh.
Urina Harrell [ 3 ] , một nhà tư vấn tiếp thị cho các doanh nghiệp nhỏ và tổ chức phi lợi nhuận, cho biết các công ty thành công thường xuyên chuẩn bị báo cáo tài chính cho các nhà quản lý, nhưng có những người mà báo cáo quản lý là một suy nghĩ sau.
Urina Harrell
6 báo cáo kế toán nên công bố để quản lý tốt hơn
Theo dõi chặt chẽ sáu báo cáo kế toán này để đảm bảo nắm bắt tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn. Trong phần tiếp theo, chúng tôi thảo luận chi tiết về các báo cáo này.
Bảng cân đối kế toán
Quản lý tài chính doanh nghiệp của bạn bắt đầu bằng việc hiểu những gì bạn sở hữu (tài sản) và những gì bạn nợ (nợ), và bảng cân đối kế toán tóm tắt thông tin đó. Trong một thế giới hoàn hảo, bạn muốn tài sản của mình luôn vượt quá các khoản nợ phải trả, đảm bảo bạn có đủ tiền để trả nợ và điều hành hoạt động.
Người dùng chính của nó là ai? Chủ doanh nghiệp, quản lý cấp trung, nhà đầu tư, người cho vay
Bao lâu thì xuất bản để sử dụng nội bộ? hàng quý
Tại sao lại sử dụng nó? Để kiểm tra xem bạn có thể thanh toán các nghĩa vụ của mình đúng hạn hay không, hãy lập kế hoạch mở rộng kinh doanh và phê duyệt các dự án hoặc giao dịch mua mới.
Cách thêm giá trị khi trình bày kết quả: So sánh kết quả với mức trung bình của ngành và với dữ liệu từ kỳ kế toán trước đó (hàng quý, hàng năm, v.v.).
Những gì bạn nên tìm kiếm:
- Tiền mặt: Nó thể hiện số tiền mà doanh nghiệp của bạn có, bao gồm tiền mặt trong tay và tiền gửi tài khoản ngân hàng.
- Vốn lưu động ròng: Nó đo lường số tiền bạn có để điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày sau khi trừ đi tất cả những gì bạn nợ nhà cung cấp hoặc người cho vay. Nó được tính bằng cách trừ đi số tiền bạn phải trả trong vòng một năm (nợ ngắn hạn) từ các nguồn sẽ chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm (tài sản ngắn hạn).
Báo cáo lãi lỗ
Báo cáo lãi lỗ (P&L)—còn được gọi là báo cáo thu nhập—trả lời câu hỏi thường ngự trị trong đầu hầu hết các nhà quản lý vào cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý: Chúng tôi đã làm như thế nào? Nó cho biết bạn đã kiếm được lợi nhuận hay bị lỗ.
Hãy nhớ rằng, sa thải nhân viên để cắt giảm chi phí không phải lúc nào cũng là cách phục hồi sau thua lỗ, cũng như không phải lúc nào bạn cũng tăng ngân sách trên toàn diện khi kiếm được lợi nhuận.
Người dùng chính của nó là ai? Chủ doanh nghiệp, quản lý cấp trung, nhà đầu tư, người cho vay
Bao lâu thì xuất bản để sử dụng nội bộ? Hàng tháng hoặc hàng quý
Tại sao lại sử dụng nó? Để hiểu bản chất của chi phí kinh doanh và đo lường hoa hồng mà các nhóm kiếm được từ lợi nhuận bán hàng.
Cách thêm giá trị khi trình bày kết quả: So sánh lợi nhuận của bạn với mức trung bình của ngành. Thể hiện xu hướng doanh thu và chi phí theo thời gian. Chia nhỏ chi phí thành các thành phần cấu thành chúng—ví dụ: tiền lương cho số lượng nhân viên, phúc lợi, v.v. So sánh lợi nhuận ròng theo sản phẩm hoặc dịch vụ. Làm nổi bật các bộ phận hoạt động kém hiệu quả và hoạt động hiệu quả.
Những gì bạn nên tìm kiếm:
- Lợi nhuận gộp (hoặc tỷ suất lợi nhuận gộp): Nó cho thấy lợi nhuận kiếm được trước khi xem xét bất kỳ chi phí nào ngoài chi phí sản xuất sản phẩm.
- Lợi nhuận hoạt động: Nó cho thấy lợi nhuận còn lại sau khi trừ chi phí hoạt động như tiền lương của nhân viên và chi phí quảng cáo từ lợi nhuận gộp.
- Lợi nhuận ròng: Nó cho thấy lợi nhuận cuối cùng còn lại sau khi bao gồm thu nhập thêm (từ tiền lãi) và khấu trừ các chi phí khác (thuế) từ lợi nhuận hoạt động. Nó được thể hiện ở cuối báo cáo P&L, do đó, nó còn được gọi là “dòng dưới cùng” của thu nhập ròng của công ty.
Báo cáo phân tích dòng tiền
Tình trạng tài chính của bạn có vẻ tốt trên bảng cân đối kế toán với một kho dự trữ hàng hóa trong kho của bạn, nhưng trừ khi bạn có tiền mặt trong doanh nghiệp, nếu không bạn sẽ thấy khó khăn để điều hành các hoạt động kinh doanh thông thường.
Trên báo cáo thu nhập của bạn, bạn có thể có lợi nhuận đáng kể, nhưng lợi nhuận không bằng dòng tiền. Thật tốt khi có lợi nhuận trong công việc kinh doanh của bạn, nhưng nếu không có nó, bạn vẫn có thể xoay xở mọi thứ miễn là bạn hòa vốn. Tuy nhiên, nếu không có tiền mặt, bạn không thể trả lương cho nhân viên và nhà cung cấp của mình hoặc thực hiện các khoản đầu tư khác.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phân tích các hoạt động kinh doanh của bạn chỉ liên quan đến tiền mặt. Nó không liên quan đến bất kỳ giao dịch phi tiền mặt nào, chẳng hạn như bán hàng hoặc mua hàng được thực hiện bằng tín dụng.
Người dùng chính của nó là ai? Chủ doanh nghiệp, quản lý cấp trung, quản lý bộ phận, nhà cung cấp
Bao lâu thì xuất bản để sử dụng nội bộ? hàng tháng
Tại sao lại sử dụng nó? Để biết tiền đến từ nguồn nào và được chi tiêu vào đâu, để hiểu liệu doanh nghiệp của bạn có thể tồn tại trong vài tháng tới hay không và để nhận được những dấu hiệu sớm về thời kỳ kinh doanh chậm lại.
Cách tăng thêm giá trị khi trình bày kết quả: Hiển thị các mùa kinh doanh cao điểm và thấp điểm, đồng thời dự đoán chi phí cho những tháng sắp tới.
Những gì bạn nên tìm kiếm:
- Dòng tiền từ hoạt động: Nó ghi lại tiền mặt được sử dụng trong (hoặc được tạo ra từ) hoạt động kinh doanh cốt lõi, chẳng hạn như sản xuất và bán sản phẩm.
- Dòng tiền từ đầu tư: Nó ghi lại tiền mặt được sử dụng trong (hoặc được tạo ra từ) các khoản đầu tư kinh doanh khác, chẳng hạn như mua nhà kho hoặc bán bộ phận kinh doanh.
- Dòng tiền từ tài chính: Nó ghi lại tiền mặt được sử dụng trong (hoặc được tạo ra từ) cổ phiếu và các khoản vay, chẳng hạn như tiền lãi cho khoản vay ngân hàng hoặc chia sẻ lợi nhuận trả cho nhà đầu tư.
Các khoản phải thu lão hóa
Hoàn thành việc bán hàng và gửi hóa đơn chỉ là một phần trong cuộc đấu tranh cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Một cách khác là đảm bảo các khoản thanh toán được thực hiện và thu đúng hạn.
Các khoản phải thu (AR) liệt kê doanh số bán hàng được thực hiện bằng cách cấp tín dụng cho khách hàng và cho biết số tiền phải thu trong thời gian tới. Sự thành công trong công việc kinh doanh của bạn có thể là do những khách hàng tuyệt vời, những người nhanh chóng thanh toán các khoản phí của họ.
Báo cáo lão hóa AR giúp bạn đề phòng những khách hàng có thể đang gặp khó khăn về tài chính trong thanh toán nhưng có khả năng thanh toán tốt cũng như những người có thể hoàn toàn không có khả năng thanh toán cho bạn.
Người dùng chính của nó là ai? Chủ doanh nghiệp, quản lý cấp trung, quản lý bộ phận, trưởng nhóm
Bao lâu thì xuất bản để sử dụng nội bộ? hàng tháng
Tại sao lại sử dụng nó? Để đánh giá các nỗ lực thu tiền thanh toán của bạn và để xác định những khách hàng đã tích lũy khoản tiền trễ hạn đáng kể, những khách hàng gần đây đã bắt đầu trì hoãn thanh toán và những khách hàng luôn thanh toán đúng hạn.
Làm thế nào để thêm giá trị khi trình bày những phát hiện? Tạo báo cáo lão hóa AR theo thời gian quá hạn, nhân viên bán hàng và sản phẩm. Phân tích lịch sử thanh toán chậm của các tài khoản có giá trị cao.
Những gì bạn nên tìm kiếm:
- Tổng doanh số bán hàng trên mỗi tài khoản AR: Nó cho biết doanh số bán hàng được thực hiện cho mọi khách hàng bằng tín dụng.
- Số tiền chưa thanh toán trên mỗi tài khoản: Nó cho biết số tiền mà khách hàng phải trả kể từ ngày tạo báo cáo.
- Số tiền chưa thanh toán quá hạn theo số ngày: Phân tích số tiền quá hạn theo số ngày. Nó có thể được chia thành quá hạn 30 ngày, hơn 30 ngày, 60 ngày, v.v.
Báo cáo doanh thu bán hàng
Là chủ doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng là phải phân tích từng sản phẩm và dịch vụ để xem liệu sản phẩm và dịch vụ đó có thúc đẩy doanh nghiệp của bạn hay không. Báo cáo bán hàng nêu chi tiết doanh thu bán hàng của bạn đến từ nguồn nào.
Ví dụ: một doanh nghiệp Thương mại điện tử bán cốc cà phê siêu anh hùng, áo phông, ba lô và các sản phẩm khác sẽ có giá và số lượng bán khác nhau cho từng sản phẩm. Báo cáo doanh thu bán hàng sẽ đi sâu vào doanh thu của từng sản phẩm cũng như xác định người đóng góp doanh thu cao nhất để xác định xem bạn có đang hướng tới mục tiêu doanh thu của mình hay không.
Người dùng chính của nó là ai? Chủ doanh nghiệp, quản lý cấp trung, quản lý bộ phận, trưởng nhóm
Bao lâu thì xuất bản để sử dụng nội bộ? Hàng tuần hoặc hàng tháng
Tại sao lại sử dụng nó? Để xác định các trung tâm lợi nhuận của doanh nghiệp của bạn, phát hiện chi phí vượt mức trên bất kỳ dự án hoặc sản phẩm nào và loại bỏ sự thiếu hiệu quả về giá.
Cách thêm giá trị khi trình bày kết quả: So sánh các thay đổi về đơn vị bán cho các sản phẩm khác nhau. Theo dõi những thay đổi về giá của sản phẩm hoặc dịch vụ theo thời gian. So sánh doanh thu bán hàng của các sản phẩm và dịch vụ khác nhau trong các kỳ kế toán lịch sử (chia nhỏ hơn nữa theo cửa hàng, địa điểm, sản phẩm, v.v.).
Những gì bạn nên tìm kiếm:
- Doanh thu thuần bán hàng theo sản phẩm: Nó cho thấy thu nhập kiếm được trên một dòng sản phẩm sau khi trừ đi bất kỳ khoản giảm giá nào.
- Chi phí hoạt động biến đổi theo sản phẩm: Nó ghi lại các chi phí phát sinh trên một dòng sản phẩm để đóng gói, vận chuyển và giao hàng.
- Giá thành sản phẩm: Phản ánh những tổn thất phát sinh do sản phẩm bị hư hỏng, mất mát.
- Lợi nhuận sản phẩm: Nó cho thấy lợi nhuận trên một dòng sản phẩm. Nó được tính bằng cách trừ chi phí của một dòng sản phẩm (chi phí biến đổi và chi phí sản phẩm đã đề cập ở trên) khỏi doanh thu bán hàng ròng của nó.
Báo cáo chênh lệch ngân sách
Một khía cạnh quan trọng khác cho doanh nghiệp của bạn là lập ngân sách và dự báo . Ngân sách chỉ định số tiền bạn sẽ chi tiêu cho các giao dịch mua hoặc đầu tư trong tháng, quý hoặc năm tới. Những chi phí này thường được quyết định dựa trên dự báo doanh thu—tức là thu nhập hoặc lợi nhuận bạn mong đợi từ các dòng sản phẩm và bộ phận khác nhau.
Báo cáo phương sai không gì khác hơn là xem xét các khoản chi phí đã được lập ngân sách hoặc doanh thu dự kiến và so sánh chúng với kết quả thực tế. Chúng cho thấy các giá trị thực tế khác nhau bao nhiêu so với các số liệu được lập ngân sách hoặc dự báo.
Người dùng chính của nó là ai? Chủ doanh nghiệp, quản lý cấp trung, quản lý bộ phận, trưởng nhóm
Bao lâu thì xuất bản để sử dụng nội bộ? Hàng tháng hoặc hàng quý
Tại sao lại sử dụng nó? Để xác định năng suất của các nhóm, kiểm soát chi phí vượt mức và đưa ra các dự đoán tốt hơn về doanh thu và chi phí.
Cách thêm giá trị khi trình bày kết quả: Tạo báo cáo phương sai theo bộ phận. Đi sâu vào các yếu tố thúc đẩy chi phí của các mặt hàng có chênh lệch cao. So sánh các phương sai từ các năm hoặc giai đoạn tài chính trước đó. Đưa ra đề xuất ngân sách cho giai đoạn sắp tới.
