3 dấu hiệu doanh nghiệp cần phần mềm quản lý dự án xây dựng

Trong xây dựng, có rất nhiều đầu việc phải làm để hoàn thành một dự án cụ thể. Là một nhà thầu, bạn cần tập trung vào việc ước tính công việc, nhận hợp đồng, thực hiện các dự án của mình, đảm bảo chất lượng thợ thi công công trình và cung cấp giải pháp tối ưu cho dự án để thu hút khách hàng quay lại. Sắp xếp có tổ chức để tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ là chìa khóa thành công trong ngành xây dựng.

Cho dù bạn đang tìm kiếm các giải pháp quản lý dự án hoặc quản lý xây dựng để giúp quản lý công việc ngăn nắp và hiệu quả, doanh nghiệp xây dựng có thể hưởng lợi từ các công cụ phần mềm theo 3 cách: tăng năng suất, giám sát dự án tốt hơn và cải thiện trải nghiệm của khách hàng về dịch vụ doanh nghiệp cung cấp.

Nhưng làm thế nào để bạn biết đã đến lúc chuyển sang các công cụ giúp cho doanh nghiệp chuyển đổi số?

Dấu hiệu 1: Khách hàng thất vọng vì thiếu giao tiếp và minh bạch

Các dự án xây dựng đòi hỏi rất nhiều sự phối hợp. Cho dù đó là việc đảm bảo với khách hàng rằng bạn sẽ đáp ứng đúng thời hạn hay điều phối các giao dịch khác nhau để công việc được hoàn thành theo trình tự, đúng thời hạn và ngân sách. 

Sự cố trong giao tiếp với khách hàng và những người khác bên ngoài tổ chức của bạn thường bắt đầu từ các vấn đề bên trong. Nếu có một nút cổ chai trong khả năng chia sẻ thông tin về dự án của nhóm bạn, mối quan hệ khách hàng của bạn sẽ bị ảnh hưởng. Ví dụ: giả sử người quản lý của bạn phải sắp xếp lại ngày bắt đầu dự án do các thiết bị cần thiết tạm thời không hoạt động, nhưng anh ta không thông báo cho người quản lý dự án hoặc khách hàng. Các mối quan hệ khách hàng của bạn cuối cùng sẽ phải trả giá cho những thông tin sai lệch.

Phần mềm quản lý xây dựng sẽ giúp ích như thế nào:

Phần mềm xây dựng mở ra các cách giao tiếp trong công việc và loại bỏ sự thiếu hiệu quả cho đội nhóm của nhà thầu xây dựng. Với tất cả các liên hệ và tiến độ dự án được lưu trữ ở một vị trí, mọi người có thể dễ dàng kiểm tra trạng thái của dự án. Các dự án sẽ chạy trơn tru hơn và phần mềm đảm bảo rằng các nhóm phù hợp được lên lịch cho đúng công việc vào đúng thời điểm. Mọi người ở lại trong vòng lặp.

Chủ động thông báo cho khách hàng và nhân viên bằng các thông báo tự động theo thời gian thực về sự phát triển của dự án. Lịch nhóm đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất với nhau cho từng dự án. Ngay cả khi đồng nghiệp không có mặt, bạn vẫn có thể trả lời câu hỏi của khách hàng về tình trạng của dự án bằng cách kiểm tra phần mềm xây dựng của mình.

Dấu hiệu 2: Bàn làm việc của chủ doanh nghiệp bừa bộn và không thể tìm thấy giấy tờ

Công việc bàn giấy là một phần không thể tránh khỏi khi điều hành một công ty xây dựng, nhưng việc dành quá nhiều thời gian để lục tung đống giấy tờ để tìm kiếm hóa đơn, thông tin chi tiết về khách hàng hoặc tài liệu dự án quan trọng là dấu hiệu cho thấy bạn cần phần mềm để quản lý tài liệu và dự án của mình hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý xây dựng sẽ giúp ích như thế nào:

Bút và giấy lỗi thời không hiệu quả và dễ bị lỗi. Với phần mềm quản lý dự án xây dựng, bạn có thể tải lên và lưu tất cả các tệp, giấy tờ và thông tin liên lạc của mình trong một kho lưu trữ trực tuyến có thể truy cập được từ mọi thiết bị miễn là bạn có kết nối internet.

Nếu khách hàng gọi về tình trạng dự án của họ khi bạn đang dự án thi công xây dựng khác, bạn có thể tra cứu thông tin chi tiết trên điện thoại của mình trong khi nói chuyện với họ. Điều tương tự cũng xảy ra với việc phối hợp với nhóm các nhà thầu phụ và nhà cung cấp của bạn. Tất cả thông tin đều có sẵn và bạn có thể truy cập thông tin đó từ bất kỳ đâu vào bất kỳ lúc nào.

Do đó, bạn sẽ có thể dành nhiều thời gian hơn để đặt giá thầu cho công việc mới và bớt lo lắng về việc thiếu tài liệu.

Dấu hiệu #3: Doanh nghiệp chậm trễ trong việc đưa ra dự toán chi phí, báo giá cho khách hàng

Chủ doanh nghiệp có một đống dự án bất khả thi cần được ước tính trong danh sách việc cần làm của mình không? Hay bạn có thư thoại từ khách hàng gọi sau vài tuần, hỏi báo giá của họ ở đâu? Nếu bạn đang chậm trễ trong việc cung cấp các dự toán, báo giá kịp thời cho khách hàng của mình, phần mềm có thể giúp công việc đó trở nên dễ quản lý hơn.

Dự toán báo giá theo cách thủ công sẽ chậm và có thể dẫn đến giá thầu không chính xác, thường là do thiếu thông tin cập nhật về chi phí vật liệu và nhân công. Do đó, việc sử dụng một giải pháp phần mềm được thiết kế để ước tính dự toán chi đơn giản và ngân sách nhanh chóng là điều bất cứ doanh nghiệp xây dựng nào cũng mong đợi.

Phần mềm quản lý xây dựng sẽ giúp ích như thế nào:

Với giải pháp phần mềm quản lý xây dựng, bạn có thể xây dựng dự toán chi phí và tiến độ chi tiết trong vòng vài phút. Định giá vật liệu chính xác thật dễ dàng với công cụ này, có thể tìm kiếm chi phí vật liệu theo mã zip.

Phần mềm quản lý xây dựng cũng làm cho quy trình đơn giản hơn bằng cách tạo các projecj, quản lý công việc. Bạn thậm chí có thể xem xét các báo cáo trực tiếp so sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán.

Những khả năng này giúp việc quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, vì bạn có thể theo dõi dự án trong thời gian thực, từ lập ngân sách đến khi hoàn thành, đồng thời sử dụng cùng một phần mềm để quản lý bảng lương, đặt lời nhắc cho các khoản thanh toán chưa thanh toán và theo dõi năng suất.

Chọn phần mềm quản lý xây dựng phù hợp để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Nếu bạn nhận thấy bất kỳ dấu hiệu nào ở trên xảy ra và ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh của mình, thì cần phải thay đổi điều gì đó. Phần mềm quản lý xây dựng sẽ giúp ích, nhưng để thực sự khai thác hiệu quả và khả năng tăng lợi nhuận của công cụ này, các chủ doanh nghiệp xây dựng nhỏ cần đầu tư sáng suốt. Nếu bạn đang phân vân về việc cam kết sử dụng phần mềm quản lý xây dựng vì không chắc nên chọn chương trình nào, thì Tư vấn về phần mềm sẵn sàng giúp bạn đưa ra quyết định đó.

Bằng cách kết nối với nhân viên tư vấn của chúng tôi , bạn sẽ chọn được phần mềm phù hợp để hợp lý hóa việc lập kế hoạch, thực hiện và quản lý dự án của doanh nghiệp mình.

Với phần mềm quản lý xây dựng phù hợp, bạn sẽ có thể giải quyết nguyên nhân gốc rễ của các thách thức và thay thế chúng bằng các giải pháp nuôi dưỡng tổ chức, cải thiện giao tiếp và khiến khách hàng của bạn hài lòng.