Phần Mềm Quản Lý Công Việc: Top 15 Giải Pháp Nổi Bật Và Cách Chọn Lựa Hiệu Quả 2025

Larksuite làm CRM

Trong thời đại số với nhịp độ cạnh tranh khốc liệt, khả năng quản trị dự án và điều phối công việc hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng. Nhiều doanh nghiệp mong muốn tạo lợi thế tốc độ, nâng cao năng suất đội nhóm, đồng thời quản lý minh bạch các kế hoạch và mục tiêu nội bộ. Đó là lý do ngày càng nhiều công ty tìm đến giải pháp “phần mềm quản lý công việc” chuyên nghiệp.

Bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về nhu cầu, tiêu chí lựa chọn cũng như giới thiệu 15 phần mềm quản lý công việc tốt nhất năm 2025. Dù là doanh nghiệp lớn hay SME, mỗi đơn vị đều có thể tìm thấy phương án phù hợp để tăng cường hiệu suất, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Mục lục

  1. Phần mềm quản lý công việc là gì và tại sao quan trọng?
  2. 7 tiêu chí giúp bạn chọn lựa phần mềm hiệu quả
  3. Top 5 phần mềm quản lý công việc nhóm nổi bật nhất (năm 2025)
    3.1 Larksuite
    3.2 Microsoft Teams
    3.3 Trello
    3.4 MyXTeam
    3.5 monday.com
  4. Top 6 phần mềm quản lý công việc cá nhân được ưa chuộng
    4.1 Larksuite
    4.2 Tick Tick
    4.3 Microsoft To-Do
    4.4 Google Tasks
    4.5 Apple Reminder
    4.6 Any.DO
  5. Top 4 phần mềm quản lý tiến độ công việc theo mục tiêu
    5.1 Larksuite
    5.2 Weekdone
    5.3 Perdoo
    5.4 Lattice
  6. Kết luận

1. Phần mềm quản lý công việc là gì và tại sao quan trọng?

Phần mềm quản lý công việc là hệ thống trực tuyến (hoặc cài đặt on-premise) giúp doanh nghiệp và đội nhóm theo dõi, phân công, và kiểm soát từng hạng mục công việc. Hầu hết các phần mềm này đều cung cấp tính năng cộng tác (collaboration), báo cáo tiến độ, lưu trữ thông tin, và tích hợp với các công cụ khác để tối ưu luồng tương tác.

1.1 Lợi ích cho nhân viên

  • Dễ dàng thấy toàn bộ danh sách các công việc cần làm, hạn chế tình trạng quên hay bỏ sót.
  • Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng, sắp xếp thời gian hợp lý.
  • Kết nối với đồng nghiệp, nhận phản hồi nhanh chóng, tập trung tài liệu và thảo luận tại một nơi duy nhất.

1.2 Lợi ích cho nhà quản lý

  • Quan sát tổng quan số lượng và tiến độ công việc trong toàn bộ bộ phận, hoặc dự án.
  • Phát hiện sớm các rào cản, điều chỉnh nguồn lực (thời gian, con người) kịp thời, ngăn chậm trễ.
  • Đảm bảo mọi đầu việc được giao đúng người, đúng thời hạn, tăng chất lượng đầu ra.

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng sử dụng công cụ quản lý công việc cũng là cách để xóa bỏ văn hóa “báo cáo qua lại thủ công”. Thay vì ôm đồm hàng trăm email, giấy tờ hay tin nhắn rải rác, một nền tảng tập trung giúp minh bạch và đo lường kết quả rõ ràng hơn.


2. 7 tiêu chí giúp bạn chọn lựa phần mềm hiệu quả

Không phải phần mềm quản lý công việc nào cũng phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Trước khi đầu tư, bạn nên cân nhắc các yếu tố:

  1. Tính năng cốt lõi (chiếm 40% mức độ ưu tiên):
    • Lập kế hoạch, giao việc, theo dõi trạng thái.
    • Cộng tác, chat nhóm, bình luận.
    • Báo cáo, biểu đồ Gantt/Kanban, phân nhóm công việc.
    • Tích hợp với các tiện ích khác (email, công cụ lịch, drive…).
  2. Độ dễ sử dụng (24%):
    • Giao diện trực quan, đa ngôn ngữ (tiếng Việt/ tiếng Anh).
    • Đảm bảo người mới có thể làm quen ngay, tránh mất quá nhiều thời gian đào tạo.
  3. Chi phí linh hoạt (9%):
    • Xem xét mô hình bán theo gói, hoặc tính phí trên mỗi người dùng.
    • Cân nhắc khả năng mở rộng nếu doanh nghiệp lớn dần.
  4. Khả năng hỗ trợ và tư vấn (9%):
    • Dịch vụ hậu mãi, đội ngũ support nhanh chóng, chính sách nâng cấp.
    • Đào tạo người dùng, tài liệu hướng dẫn rõ ràng.
  5. Khả năng phân quyền sử dụng:
    • Đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp nhiều cấp bậc.
    • Giúp quản lý tự động hóa vai trò admin, HR, giám sát, thành viên…
  6. Tính bảo mật:
    • Cơ chế sao lưu dữ liệu, mã hóa thông tin, phân quyền chặt chẽ.
    • Tuân thủ các tiêu chuẩn an ninh hiện đại.
  7. Khả năng tích hợp & mở rộng:
    • Nên có API hoặc sẵn sàng liên kết với công cụ CRM, ERP, HRM…
    • Đảm bảo tương lai nếu doanh nghiệp cần chuyển đổi số toàn diện.

Bên cạnh đó, hãy chú ý chi phí ẩn phát sinh như: sửa đổi, customize, hoặc đào tạo nhân viên dùng phần mềm. Đừng lựa chọn phần mềm quá đơn giản để rồi khi phát sinh yêu cầu nâng cấp, bạn phải trả thêm nhiều khoản “lục đục” hoặc thậm chí bỏ phần mềm cũ.


3. Top 5 phần mềm quản lý công việc nhóm nổi bật nhất (năm 2025)

3.1 Larksuite

Larksuite là một “ứng viên sáng giá” trong mảng phần mềm quản trị công việc & dự án, được phát triển chính bởi đội ngũ https://www.larksuite.com/ dành cho doanh nghiệp . Không chỉ tối ưu về giao việc – nhận việc, Larksuite còn nổi bật ở khả năng theo dõi tiến độ công việc và hỗ trợ đa dạng quy mô từ nhỏ đến lớn.

Ưu điểm

  • Giao diện Kanban và báo cáo linh hoạt: Dễ dàng phân cấp công việc theo phòng ban, dự án, nhóm. Công việc có thể chia thành checklist, subtask…
  • Chức năng chat nhóm (Message) tích hợp: Giao việc và thảo luận ở cùng một nơi, không cần chuyển qua lại nhiều ứng dụng.
  • Báo cáo chuyên sâu theo nhân viên: Giúp quản lý phòng ban đo lường năng suất, nắm bắt lịch sử hoàn thành, hoặc cảnh báo trễ hạn.
  • Tích hợp với các ứng dụng ‘Văn phòng điện tử’ khác: Larksuite Workflow (quản lý quy trình), Approval (quản lý phê duyệt)… tạo thành hệ sinh thái hợp nhất.
  • Chi phí hợp lý: Khoảng 12 USD/ người/ tháng, trọn bộ chức năng, không phụ phí.

Nhược điểm

  • Larksuite tập trung nhiều vào công việc nội bộ. Nếu bạn muốn dùng để tương tác với khách bên ngoài, cần cân nhắc tính khả thi (dù có thể cấp tài khoản khách/ guest).

3.2 Microsoft Teams

Microsoft Teams dần trở thành cốt lõi trong bộ Office 365, kết hợp chat, video call, lập lịch họp, chia sẻ tài liệu. Teams cũng hỗ trợ theo dõi công việc ở mức cơ bản, phù hợp với doanh nghiệp sử dụng Office 365.

Ưu điểm

  • Cộng tác mạnh mẽ: Chat, gọi video, họp trực tuyến cho đến 150 người.
  • Tích hợp nhiều công cụ Microsoft: Skype, Outlook, OneDrive…
  • Có bản miễn phí (hạn chế tính năng) và bản trả phí trong gói Office 365.

Nhược điểm

  • Phân quyền sơ sài: Thành viên trong kênh đều có thể truy cập tài liệu chung, chưa phân li vai trò quản lý chặt chẽ.
  • Chi phí cao nếu muốn dùng đầy đủ tính năng, đặc biệt với gói Business Premium, E3, E5…

3.3 Trello

Trello là phần mềm quản lý công việc nhóm đơn giản, dựa trên phương pháp Kanban. Thích hợp cho các nhóm nhỏ, dân Agile, muốn một công cụ trực quan, thao tác kéo – thả.

Ưu điểm

  • Dễ dùng, giao diện tối giản: Kéo thẻ (card) qua các cột (To do – Doing – Done).
  • Hỗ trợ tạo checklist, hạn deadline, gán người phụ trách.
  • Miễn phí ở mức cơ bản.

Nhược điểm

  • Thiếu tính năng nâng cao: Báo cáo, chat nhóm, phân quyền quản trị…
  • Chi phí cao cho bản Business Class/ Enterprise tương đương 9.99 – 17.5 USD/tháng/người, chưa kể doanh nghiệp lớn có thể phải trả mãi phí cao hơn.

3.4 MyXTeam

MyXTeam chú trọng vào công việc nhóm với dạng to-do list, tập trung vào giám sát tiến độ, hỗ trợ chat, cộng tác cơ bản.

Ưu điểm

  • Dễ tạo, giao việc: Mỗi task kèm deadline, người phụ trách.
  • Bình luận, chat trao đổi ngay dưới mỗi công việc.
  • Có bản miễn phí 5 người; gói VIP (750k – 3.5 triệu VND/tháng) cho số lượng lớn hơn.

Nhược điểm

  • Giao diện đơn giản (chỉ to-do list); thiếu Gantt chart, Kanban, hạn chế khi quản lý khối lượng công việc lớn.
  • Báo cáo còn sơ sài, không có biểu đồ sâu về hiệu suất phòng ban.

3.5 monday.com

monday.com là nền tảng quản lý công việc nhóm linh hoạt, tích hợp tốt, phù hợp môi trường quốc tế hoặc đội nhóm lớn, làm việc từ xa.

Ưu điểm

  • Giao diện đa dạng chế độ xem (Kanban, Lịch, Timeline, Bản đồ…), tùy chỉnh cao.
  • Tích hợp hàng trăm ứng dụng (Dropbox, Slack, Zoom, email, Teams…).
  • Báo cáo hiện đại, biểu đồ, dashboard tùy chỉnh.

Nhược điểm

  • Chi phí cao: 8 – 16 USD/người/tháng cho gói Basic – Pro, Enterprise còn đắt hơn.
  • Mất khá nhiều thời gian thiết lập nếu muốn sử dụng sâu.

4. Top 6 phần mềm quản lý công việc cá nhân được ưa chuộng

4.1 Larksuite

Larksuite được người dùng cá nhân yêu thích nhờ khả năng sắp xếp nhiệm vụ mạnh mẽ, giao diện trực quan. Ghi nhận nhiệm vụ mới kể cả khi đang di chuyển.

Ưu điểm

  • Khả năng phân loại công việc theo deadline, tag, dự án… rất linh hoạt.
  • Ứng dụng có mặt trên đa nền tảng: web, di động, đồng bộ dữ liệu real-time.

Nhược điểm

  • Bản miễn phí hạn chế tính năng; chi phí Premium 12 USD/tháng.
  • Subtask chưa tối ưu, phức tạp khi tạo nhiều cấp độ.

4.2 Tick Tick

Tick Tick tương tự Todoist nhưng nhỉnh hơn về tính năng tích hợp đếm giờ Pomodoro.

Ưu điểm

  • Gần như Todoist, giao diện trực quan, thêm bộ đếm Pomodoro hữu ích.
  • Cung cấp phiên bản miễn phí (giới hạn tính năng).
  • Chi phí bản Premium rẻ hơn một chút so với Todoist.

Nhược điểm

  • Xử lý subtask chưa triệt để; khó gắn deadline riêng lẻ cho từng subtasks.
  • Không tích hợp sẵn với lịch trên các hệ điều hành (chỉ có ở phiên bản Premium).

4.3 Microsoft To-Do

Microsoft To-Do (hậu duệ của Wunderlist), miễn phí, cốt lõi là nhắc việc đa nền tảng, đồng bộ với Outlook.

Ưu điểm

  • Miễn phí 100%.
  • Tạo subtask kèm ghi chú (mạnh hơn Todoist, Tick Tick ở khía cạnh này).
  • Tính năng My Day hỗ trợ sắp xếp công việc mỗi ngày.

Nhược điểm

  • Tính năng nâng cao hạn chế (phân loại, gán nhãn…).
  • Tích hợp lịch kém (chỉ Outlook), khó dùng với Gmail hay các nền tảng khác.

4.4 Google Tasks

Google Tasks nhỏ gọn, gắn liền hệ sinh thái Google (Gmail, Calendar). Miễn phí, phù hợp người dùng Google thường xuyên.

Ưu điểm

  • Miễn phí hoàn toàn.
  • Tích hợp Gmail, Google Calendar rất tiện, dễ chuyển email thành task.
  • Giao diện tối giản, dễ thêm subtask.

Nhược điểm

  • Ít nâng cấp (Google không tập trung phát triển sâu).
  • Không tạo công việc lặp lại; thiếu sắp xếp tùy chỉnh.
  • Tính năng báo cáo, nhắc việc định kỳ còn yếu.

4.5 Apple Reminder

Apple Reminder cài mặc định trên hệ sinh thái Apple, khá hiệu quả để nhắc việc theo địa điểm.

Ưu điểm

  • Miễn phí cho người dùng Apple.
  • Gắn Siri để nhập nhắc việc bằng giọng nói.
  • Nhắc theo địa điểm, độc đáo nếu luôn di chuyển.

Nhược điểm

  • Chỉ chạy trên thiết bị Apple, không đồng bộ với Android hay Windows.
  • Không có đánh dấu trạng thái chi tiết, khó sắp xếp ưu tiên.

4.6 Any.DO

Any.DO nổi tiếng với giao diện kéo – thả, gọn nhẹ, hướng đến người có nhu cầu quản lý tác vụ chớp nhoáng.

Ưu điểm

  • Dễ sắp xếp thứ tự bằng drag & drop.
  • Tạo ghi chú hình ảnh, video, giọng nói.
  • Tích hợp Siri, Alexa, Google Assistant.

Nhược điểm

  • Thiếu tính năng chuyên sâu: dán nhãn, subtask nhiều cấp độ…
  • Phí bản Premium khoảng 5.99 USD/tháng tương đối cao so với tính năng.

5. Top 4 phần mềm quản lý tiến độ công việc theo mục tiêu

Ngoài quản lý công việc truyền thống, nhiều doanh nghiệp thích mô hình OKR (Objective & Key Results) hay KPI, cần phần mềm theo dõi tiến độ liên tục. Dưới đây là 4 lựa chọn khá phổ biến.

5.1 Larksuite

Phát triển bởi Lark , Larksuite là công cụ quản trị mục tiêu (OKR + KPI) dành cho doanh nghiệp Việt. Liên kết chặt chẽ với các ứng dụng quản lý công việc.

Ưu điểm

  • Xây dựng cây mục tiêu thống nhất (doanh nghiệp – phòng ban – cá nhân).
  • Check-in, cập nhật kết quả theo chuẩn KPI/OKR, thấy % hoàn thành real-time.
  • APIs mở, tích hợp với CRM, Wework, Workflow…

5.2 Weekdone

Weekdone chuyên về OKR, quản lý mục tiêu, check-in hàng tuần. Phù hợp công ty tầm trung, nhóm đa địa điểm.

Ưu điểm

  • Check-in định kỳ (tuần, tháng), theo dõi sớm rủi ro.
  • Báo cáo trực quan về thành quả, ai làm tốt/xấu.
  • Hỗ trợ free cho 3 user.

Nhược điểm

  • Phí cao: 9 USD/user/tháng (với 10 người).
  • Chưa đi sâu “chi tiết công việc” mà tập trung ở góc độ review, check in.

5.3 Perdoo

Perdoo kết hợp KPI & OKR, hỗ trợ vẽ roadmap mục tiêu rõ ràng.

Ưu điểm

  • Thiết kế mục tiêu dạng cây (top-down, bottom-up).
  • Check-in theo tuần, highlight cột mốc quan trọng.
  • Tích hợp Slack để trao đổi.

Nhược điểm

  • Bản miễn phí dưới 10 user giới hạn nhiều tính năng, bản Premium từ 7.2 USDuser/tháng.
  • Phạm vi “công việc chi tiết” không cao.

5.4 Lattice

Lattice gói gọn quản lý mục tiêu + đánh giá tiến độ công việc, cung cấp báo cáo nâng cao.

Ưu điểm

  • Quy trình OKR – KPI thống nhất: từ đặt mục tiêu, check-in, đo lường.
  • Báo cáo chi tiết: phân nhóm, giới tính, độ tuổi…
  • Cập nhật app di động, tiện check-in từ xa.

Nhược điểm

  • Giá tương đối cao (9 – 12 USD/user/tháng).
  • Tập trung HR Performance, chưa sâu vào công việc hàng ngày.

6. Kết luận

Sử dụng “phần mềm quản lý công việc” không chỉ giúp doanh nghiệp giám sát dự án, phòng ban một cách minh bạch, mà còn tối ưu hóa nguồn lực và thời gian. Từ các công cụ nhóm như Larksuite , Microsoft Teams, Trello, Monday… đến các giải pháp cá nhân (Todoist, Tick Tick) hay nền tảng OKR (Base Goal, Weekdone), mỗi phần mềm đều mang ưu nhược điểm riêng.

Để chọn được phần mềm “vừa vặn”, bạn cần:

  1. Xác định rõ nhu cầu (công ty hay cá nhân, quản lý chi tiết hay theo mục tiêu).
  2. Xem xét tính năng cốt lõi, khả năng tích hợp với hệ sinh thái có sẵn (email, CRM, ERP…).
  3. Khảo sát nhân viên về độ dễ sử dụng, thời gian đào tạo.
  4. Đánh giá tổng chi phí (bao gồm nâng cấp, hỗ trợ, rủi ro…) thay vì chỉ nhìn giá niêm yết.

Hãy coi đầu tư vào giải pháp quản lý công việc là một khoản đầu tư chiến lược. Sự khác biệt về năng suất, tốc độ ra quyết định, cũng như sự minh bạch xuyên suốt toàn bộ dự án, có thể trở thành ưu thế cạnh tranh nổi bật của doanh nghiệp trong giai đoạn thị trường liên tục biến động.

Bạn có thể tham khảo các nền tảng dành cho doanh nghiệp Việt (như Base Wework, Base Goal), hoặc chọn phần mềm quốc tế (Trello, monday.com…) tùy quy mô và đặc thù ngành. Quan trọng nhất, hãy đảm bảo rằng công cụ đáp ứng linh hoạt, giúp bạn hoàn thành dự án đúng thời hạn, đúng mục tiêu – đó mới là giá trị cốt lõi mà “phần mềm quản lý công việc” mang lại.